Relaciones con la comunidad
Importancia de estas relaciones
Por comunidad reconoceremos aquel grupo de personas que viven en la misma zona localidad en la que está establecida la organización, y que tienen intereses similares.
Es indudable que las organizaciones dependen cada vez más de la cooperación y aprecio del público del cual son vecinas, y viceversa. Una empresa comercial o industrial, o cualquier otro tipo de organización, no podrá subsistir y mucho menos prosperar si cuando lo requiera la comunidad no le suple mano de obra, proveedores, financiadores, servicios públicos adecuados, etcétera, si no tiene la aceptación y simpatía del público comunitario. A su vez, una comunidad no podrá desarrollarse a buen ritmo si no cuenta con organizaciones que contribuyan a ese desarrollo siendo fuente de empleo, generando impuestos, promoviendo el comercio, etc.
Las relaciones con la comunidad que promuevan un beneficio mutuo forman parte de los objetivos sociales que debieran tener todas las organizaciones.
La planeación de las relaciones con la comunidad debe iniciarse por conocer a ésta.
Las comunidades, al igual que los individuos, presentan diferentes características a raíz de que difieren en sus necesidades y gustos.
Para poder aspirar al éxito, las relaciones con la comunidad deberán ser planeadas teniendo siempre en cuenta las características peculiares de la misma. Así pues, el paso inicial para la planeación de estas relaciones debe ser investigar las formas de pensar prototipo de la comunidad, sus primordiales intereses y necesidades, sus más arraigados problemas y anhelos, quiénes son sus líderes que influyen más en la opinión pública, y demás características de relevancia.
Evitar la contaminación del ambiente y otras molestias a la comunidad
Como parte de sus políticas de buena vecindad, la organización no deberá esperar a que el gobierno la obligue a tomar medidas tendientes a evitar la contaminación ambiental, sino que deberá iniciarse motu proprio.
Existe además otro tipo de molestias a la comunidad, que también deberá tratarse de eliminar o al menos disminuir, tal es el caso de los ruidos y olores desagradables.
Es muy posible que en ocasiones estas medidas podrán resultar costosas; en otras, los costos quizá sean mínimos, pero de cualquier caso, al protegerse con ellas las relaciones con la comunidad (en la cual están incluidos el gobierno, clientes, inversores, etc.) los gastos se amortizarán.
Mantener correctamente informados a los líderes de la opinión pública comunitaria
Existen diversas personas que llegan a ejercer gran influencia en la formación de la opinión pública de la comunidad; por ejemplo: algunos editores, periodistas, locutores, profesores, funcionarios públicos, líderes o dirigentes de asociaciones, sacerdotes, etc. Se debe tratar de localizarles pero no con el fin de pretender inducirles a que sirvan a los intereses de la organización hablando bien de ella ante el público, sino simplemente para proporcionarles informaciones correctas y veraces acerca de la empresa, tratando de evitar de esta manera que se propaguen rumores u opiniones acerca de la misma, basados en datos falsos o desvirtuados.
Se podrá hacer llegar información sobre la organización a los líderes de la opinión pública valiéndose de diversos medios, tales como el envío por correo de publicaciones de la empresa, así como invitación de visitas a la misma.
Localizar estos líderes de la opinión es pues una tarea que requiere una investigación.
Contribuir al desarrollo socioeconómico de la comunidad
Para contribuir al desarrollo de su comunidad la organización podrá tomar muy diversas medidas, entre las que podemos citar las siguientes.
1.- Procurar hacer sus compras a los proveedores locales siempre que sea factible, ya sea para suplirle de equipo de oficina, materias primas, equipo de transporte y servicios diversos.
2.- Contratar los recursos humanos de la comunidad preferentemente, atrayendo personal de otros lados sólo cuando este sea la última o mejor solución.
3.- Cooperar con las instituciones educativas comunitarias; por Ejemplo ofreciendo oportunidades y facilidades de empleo a estudiantes; brindando a los centros educativos los medios para que los estudiantes efectúen “prácticas de campo” en la organización Otorgando facilidades y apoyo a sus empleados para que sean profesores en universidades, escuelas técnicas y comerciales, secundarias locales, etc.; patrocinando la obtención de materiales o equipos educativos; otorgando becas, etc.
4.- Contribuir con el gobierno local o con la iniciativa privada en obras de infraestructura, como construcción o reparación de caminos y puentes, electrificación, extensión de servicios hidráulicos.
Ayudar en todo cuanto sea posible a las instituciones benéficas de la comunidad
Es importante hacer notar que la ayuda que se preste no necesariamente tiene que ser económica, ya que también puede brindar cooperación a organizaciones benéficas por otros muchos medios que no impliquen erogaciones monetarias, como por ejemplo: prestando en ocasiones equipo de transporte e instalaciones; organizando equipos entre el personal de la organización para que presten algún servicio o ayuda.
Se recomienda lo siguiente:
a) Se deben atender todas las peticiones de ayuda con el máximo respeto y amabilidad, si son rechazadas las peticiones debe hacerse con toda cortesía, explicando el motivo o razones.
b) Es conveniente establecer por escrito políticas y otras normas que regulen estas actividades, a fin de que siempre se actúe con uniformidad de criterio.
Medios de comunicación con la comunidad
1. Publicidad institucional
2. Publicaciones de la organización
3. Visitas a la organización por parte de diversos grupos
4. Organización de actividades en general
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