lunes, 29 de junio de 2009

¿Problema de personal o de especialistas?

Los aspectos de seguridad industrial suelen ser atendidos por ingenieros especializados en la materia, ya que la garantía de la salud, vida o integridad de los obreros está relacionada con el tipo de maquinaria o equipo con el que trabajan. En México, desde hace más de 25 años la Asociación Mexicana de Higiene y Seguridad Industrial se encarga de estos problemas.
Los problemas que se refieren a la medicina industrial, suelen, obviamente, encomendarse más bien a un médico. En las grandes empresas muy mecanizadas, suele haber médicos especializados con este puesto. En otros casos, se acude más bien a las organizaciones como la que hemos mencionado, para recibir orientación, asesoramiento y ayuda.
Sin embargo, se requiere necesariamente cierta coordinación, y a veces hasta el control, por parte del Director de Personal, ya que se trata de un aspecto ligado con las condiciones en que se trabaja, y, por lo tanto, esencialmente humano, con el que, de una manera o de otra, debe tener intervención la función de personal.
De acuerdo con muy distintas circunstancias en las que se encuentran las empresas concretas, se dan de ordinario las siguientes situaciones:
1. En unos casos, la función de higiene y seguridad industrial se encarga al Director de Personal, el cual tiene a sus órdenes un jefe de seguridad y otro de higiene industrial.
2. En otros, el jefe o los jefes de higiene y seguridad e higiene industrial, tienen igual jerarquía que el Director de Personal, aunque necesariamente tienen que coordinarse con éste para muchos de los aspectos.
3. En otros casos, el jefe de personal –sobre todo en pequeñas y medianas empresas- simplemente se asesora en los problemas más técnicos, de organizaciones o personas con conocimientos especializados en la materia.

Relaciones públicas con los clientes

Importancia de estas relaciones

A fin de comprender mejor la importancia que se debe, y que se ha venido reconociendo actualmente, a las opiniones del público formado por los clientes actuales y potenciales, como guía para normar ciertas actividades de las organizaciones, es conveniente mencionar los que Philip Kloter expone. Este autor explica que existen dos conceptos de mercadotecnia.

El concepto antiguo y el nuevo:

El antiguo concepto es aquel según el cual la empresa hace uso de sus instalaciones, recursos monetarios y humanos y principalmente de sus productos como si fueran más o menos fijos, y responsabiliza al departamento o área de mercadotecnia de que genere ventas suficientes para que la producción gire en marcha. Dicho de otras palabras, este concepto parte de los productos y considera que las funciones de mercadotecnia (publicidad, desarrollo de los productos o servicios y ventas, etc.), se deben realizar en función de los productos o servicios con que ya cuenta la empresa. Por supuesto, este concepto es obsoleto y es necesario sepultarlo para siempre, pues aún existen organizaciones que se apegan a él.

El Nuevo concepto de mercadotecnia parte de los clientes actuales y potenciales de la empresa y busca la obtención de utilidades, a través de satisfacer, mediante productos y servicios, las necesidades de los clientes, lo cual intenta lograrlo mediante un programa integral de mercadotecnia que abarca a toda la empresa. Dicho de otra manera, según este concepto, la empresa debe poner atención, en primer lugar, en conocer las necesidades de los clientes (actuales y potenciales) y desarrollar sus productos o servicios y demás funciones de la empresa considerando dichas necesidades.

He aquí otro concepto que coincide con el nuevo concepto de mercadotecnia.

En lugar de hacer el intento de poner en el mercado lo que para nosotros es más fácil hacer, tenemos que descubrir mucho más acerca de lo que el cliente está dispuesto a comprar; dicho de otra palabra, tenemos que aplicar más inteligentemente nuestra creatividad a las personas , a sus deseos y necesidades más bien que a los productos.

Consideramos que esta nueva acepción de mercadotecnia, puede definitivamente rendir más frutos a las empresas y, sobre todo, puede satisfacer las necesidades de los clientes, ofreciendo a ellos también más beneficios, con lo cual la organización cumplirá una de sus funciones sociales.

Es indudable que cualquier organización que venda un producto o servicio, no podrá alcanzar el éxito si no dirige sus actividades teniendo en consideración primordialmente las necesidades de los consumidores y usuarios y si no cuenta con su aprobación y apoyo. Por lo tanto, las relaciones públicas con los clientes actuales y potenciales son una de las partes más importantes y vitales del programa completo de relaciones públicas de la organización.

Claro está que ninguna organización puede esperar razonablemente que sus productos y/o servicios, así como su actuación general, guste a todo público, ni tampoco que pueda satisfacer los caprichos e idiosincrasia de todos sus clientes (actuales y potenciales). Sin embargo, intentar lograr ese objetivo debe ser aspiración de la organización y especialmente de los que dirigen sus relaciones públicas. La importancia de éstas con los clientes resalta si reflexionamos que en el caso de que el comprador tenga la alternativa de escoger entre dos productos o servicios idénticos o similares (de la misma calidad y precio), lo más probable es que su decisión recaiga en el de la empresa de la que tiene mejor imagen.

Debemos tener presente también que los clientes reales son un importantísimo vehículo trasmisor de imagen de la organización, por razón de que sus opiniones, acerca de ésta tanto favorables como desfavorables, son generalmente muy tenidas en cuenta por los clientes potenciales, pudiendo influir definitivamente sobre sus decisiones de compra. Un cliente satisfecho tendrá buena opinión acerca de la empresa a la que ha comprado por lo que no tendrá inconveniente en recomendarlo ampliamente. Por lo que respecta a los clientes insatisfechos o a disgusto, encontramos que por lo general hablan más acerca de la empresa que los clientes satisfechos, pues frecuentemente no esperan a que se les pregunten su opinión, sino que por iniciativa personal se dedican a retransmitir la mala imagen que les causó la empresa en cuestión. Esto perjudica notablemente las relaciones públicas de la empresa en general, por lo que se deberá poner atención en evitar estas situaciones.

Higiene y seguridad industrial

¿Parte de la administración de personal?
Dentro de los aspectos que comprende la Administración de Personal, uno de los más importantes es, sin duda, el cuidado de la vida, la integridad y la salud del trabajador.
Hoy nadie discute ya que al empresario, al crear un riesgo, y asumirlo como parte de su función empresarial, no sólo debe ser el responsable económicamente de las consecuencias de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, sino que ésta obligado, moralmente a reducirlos y evitarlos en todo aquello que sea posible.
Pero, como veremos adelante, aun desde el punto de vista administrativo y económico, el accidente de trabajo o enfermedad profesional, son causas de trastornos administrativos y de gastos ocultos que, con una buena Administración de Personal, puede evitarse.

Tres aspectos fundamentales de la materia


1.- Humano. El hombre es el elemento de mayor dignidad en la empresa y, estando su vida, su integridad y su salud en la base misma de su existencia, todos los demás aspectos tienen que relacionarse con la conservación y mejoramiento de sus aspectos físicos.
2.- Económico.- Aun por motivos de carácter meramente económico, se demuestra que existe necesidad de prever y evitar que ocurran accidentes de trabajo y se den enfermedades causadas por él.
Según estudios realizados en Estados Unidos, por cada accidente que produce una lesión que imposibilita para seguir trabajando, aunque sea un día, se dan 29 que exigen sólo una pequeña curación, pero que permiten continuar de inmediato en el trabajo. Y por cada uno de los 30 accidentes que han causado una lesión, grave o leve, se dan 300 accidentes que afortunadamente no la causaron, ero que hicieron perder tiempo, destruyeron o descompusieron maquinaria o equipo, que implicaron comentarios, etc.
3.- Social. Desde un punto de vista social, pueden demostrase también los graves daños que produce a la sociedad y al país el hecho de que una gran cantidad de personas queden incapacitadas para trabajar, restando elementos productivos, y creando, por otra parte en esas personas, un sentimiento de frustración que ha obligado inclusive a tratar de utilizar sus servicios a base de una rehabilitación.

viernes, 12 de junio de 2009

Reglas sobre los procedimientos

 

Procedimientos son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

Los procedimientos son como el seccionamiento funcional de cada acto administrativo. La última división, en opinión de muchos, se da en los “métodos”, los que corresponden a unidades de acción indivisibles. Pero los métodos son ya más bien de carácter técnico, y no siempre administrativos; en cambio, el procedimiento, formado por varios métodos que se articulan en una secuencia, si o es, tenemos el procedimiento para tomar decisiones, para seleccionar el personal, etc., y los métodos para realizar una encuesta, base para esa decisión para aplicar pruebas psicotécnicas, etc.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos, en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman en los altos niveles.

Es característica de los procedimientos, que en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos, que se hallan bajo distintas autoridades. Ello hace más necesario que deban fijarse con mayor precisión.

Los procedimientos tienden a formar “rutinas”, de actividades que, de otra manera, requerirían estudio, discusión, etc., en cada caso. Por ello permiten que el trabajo de administradores más calificados, pueda encomendarse a otros que lo sean menos. Todo procedimiento es, por tal motivo, un “gasto de tiempo”, quizá aparatoso, de momento; más sirve para lograr un ahorro permanente en el futuro.

1ª Regla.- Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia gráficamente.

De esta manera, pueden ser mejor comprendidos, analizados, etc. Así, por ejemplo, las gráficas de proceso, las de flujo, los cuadros de distribución de trabajo, etc., no hacen sino fijar gráficamente los diversos pasos que constituyen un proceso.

2ª Regla.- Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la superespecialización (exceso).

Muy frecuentemente se emplean en una empresa procedimientos anticuados o poco eficaces, por una inercia natural. La revisión revelará qué procedimientos puede ser cambiado, mejorados, etc.

3ª Regla.- Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Con mucha frecuencia los departamentos están haciendo lo mismo, claro que enfocándolo bajo diverso ángulo. Esto puede ser conveniente; pero en la mayoría de los casos, convendrá dejar un solo departamento o persona encargada de ese procedimiento, del que todos puedan aprovecharse.

 

El proceso y la calidad

El concepto de proceso está estrechamente relacionado con la calidad, ya que esta ha influido en los procesos, a saber, dentro de la cronología de la evolución de la calidad, existe una etapa conocida como el control estadístico del proceso, etapa desarrollada en la década de los treinta, y cuyo enfoque es el control de los procesos, caracterizándose por la aparición de los métodos estadísticos.

Walter Shewhart, entendía la calidad como un problema de variación que se podía controlar y prevenir mediante la eliminación a tiempo de causas que lo provocaban (“mediante intervenciones en el proceso de manufactura”) , de tal forma que la producción pudiese cumplir con la tolerancia de especificación de su diseño, sin tener que esperar a que el producto estuviera terminado.

El control estadístico de procesos de Shewhart se fundamenta en tres postulados, que giran alrededor de la idea de que los sistemas, aun los naturales, no se comportan de acuerdo con un patrón exacto, sino más bien probable; esto es, tienen que ser ubicados en términos estadísticos. Dichos postulados son:

  1. Las causas que condicionan el funcionamiento de un sistema son variables, por los cual no sirven para predecir exactamente el futuro.
  2. Los sistemas constantes existen únicamente en la naturaleza, no así en el ámbito de la probabilidad industrial, en donde las causas siempre están presentes en la calidad de las materias primas, en los equipos de producción, etcétera.
  3. Las causas de variación pueden ser detectadas y eliminadas.

Obligaciones y Requisitos del director de personal.

 

Cualidades intelectuales

Aptitudes

  1. Iniciativa: ausencia de rutina; gran previsibilidad de comportamiento humano
  2. Inteligencia: facilidad y rapidez de comprensión en los problemas humanos
  3. Juicio práctico
  4. Espíritu observador
  5. Memoria retentiva de nombres y facciones

Conocimientos

  1. Cultura General, equivalente a la de un profesionista
  2. Experiencia en tanto obrero y de personal en general
  3. Conocimientos elementales de sistemas industriales y comerciales
  4. Conocimientos de Doctrina Social y Derecho Laboral
  5. Preparación específica sobre Administración Técnica de Personal
  6. Capacitación de análisis psicológico

Cualidades morales

  1. Sentido de responsabilidad
  2. Laboriosidad. Sentido de la trascendencia
  3. Prudencia y serenidad
  4. Cautela, combinada con decisión
  5. Rectitud: sinceridad; espíritu de justicia. Lealtad

Cualidades Sociales

  1. Don de gentes: ser accesible; cortesía; amabilidad
  2. Habilidad para convencer: orden y claridad al exponer; objetividad al razonar; flexibilidad; paciencia
  3. Personalidad: saber hacer valer el puesto

Cualidades físicas

  1. Integridad y normalidad: en razón de la personalidad que su puesto requiere.
  2. Edad adecuada: de 25 a 50 años, ordinariamente.

jueves, 11 de junio de 2009

Funciones del departamento de personal

 

Integración

1.- Funciones de Admisión y Empleo

Comprende el reclutamiento, la selección, la contratación y la introducción del personal.

2.- Funciones de Entrenamiento

Comprenden el que se da a los trabajadores, supervisores y ejecutivos, por medio de la capacitación y de la formación.

3.- Funciones de Higiene, seguridad y Medicina Industrial.

Comprende las técnicas en cada uno de estos aspectos, e incidentalmente toca las prestaciones que el seguro social proporciona a este respecto a los trabajadores.

Dirección

1.- Funciones para elevar la moral del Personal.

Comprende las técnicas para conocer y ajustar la rotación, movilidad interna, ausentismo y retrasos del personal, y la indicación de medios tales como las entrevistas periódicas y de salida, sus registros, estímulos, etc.

2.- Función de Relaciones Laborales.

Comprende los aspectos de negociación de la contratación colectiva, desde el de ángulo de lo que corresponde a la Administración de Personal; los ajustes de la contratación del trabajo al hacer su aplicación a la práctica, y de las políticas fundamentales al respecto, así como la formulación y empleo de los reglamentos de trabajo.

3.- Funciones relativas a la Prestación de Servicios de Bienestar Social, o Beneficios adicionales al Salario.

Comprende los criterios y actividades para dar servicios al personal, o colaborar en las actividades de los trabajadores.

4.- Funciones relativas a la Administración de sueldos y salarios.

Por su importancia, su unidad temática y su amplitud, estas funciones constituyen la segunda parte de la Administración de Personal.

Control

1.- Funciones de Registros de Personal

Comprende la estructuración y manejo de los archivos, kardex, tarjetas e índices, de todos los aspectos del personal. Se realiza hoy aprovechando casi siempre las técnicas de la computación para estos fines.

2.- Funciones de Auditoría de Personal.

Comprende los sistemas para conocer, en la propia empresa, y en otras, el estado de las funciones y sistemas de personal, a fin de poder proveer a su constante adaptación y mejoramiento. Se complementa con las Encuestas de Actitud