Reglas de la delegación

Concepto de la delegación

Ya que la administración es “hacer a través de otros” necesariamente requiere de la delegación: “Delegar es dar a otra persona nuestra autoridad y responsabilidad, para que haga nuestras veces”.

Beneficios de la delegación

a) Nos permite quitarnos de detalles, para preocuparnos mejor de las cosas de mayor importancia.

b) Aumenta por consiguiente la eficiencia administrativa en proporción geométrica, ya que el jefe, descargado de detalles, puede dedicarse a lo que propiamente le corresponde: hacer planes, estudiar alternativas, tomar decisiones, analizar controles, etc.

c) Favorece la especialización, ya que se suele delegar por funciones específicas: de hecho la división básica en ventas, producción, finanzas, personal, etc., implica delegación en cada uno de estos campos.

d) Permite que las decisiones sean tomadas con una mayor base sobre la realidad: un jefe de alto nivel, generalmente no conoce todos los detalles del problema; en cambio sí los suele conocer el jefe inferior.

Desventajas de la delegación

1. Puede hacer perder control

2. Puede hacer perder unidad de mando

3. Puede engendrar falta de uniformidad.

Especies de delegación

1. Puede ser, ante todo, general y concreta, según que se dé para todas las actividades de una división, departamento o sección para que se nombra al jefe, o sólo para determinadas actividades o funciones que existen en esas unidades de organización.

2. Puede ser temporal o ilimitada, según que se comunique por sólo un período determinado de tiempo.

3. Puede ser lineal, funcional o staff, según que se dé autoridad como jefe único sobre un grupo; o bien como autoridad que se comparte con otros jefes sobre el mismo grupo; o bien como nombramiento que se da sin autoridad formal, sino sólo la que se obtenga a base de la capacidad que se muestre, el prestigio que se adquiera y el convencimiento que se logre.

4. Puede ser individual y colectiva, según que se comunique a una sola persona o aun comité.

5. Puede ser delegable o indelegable, según que la persona que recibe la delegación de autoridad, pueda a su vez delegarla a otros jefes inferiores, o carezca de esta facultad.

Reglas de la delegación

1. Debe fijarse controles apropiados por cada grado de delegación que se realiza.

2. Debe delegarse con base en las políticas y las reglas.

3. Debe evitarse la delegación por ensayo y error.

4. Cuanta mayor delegación exista, más se requiere mejorar la comunicación.

5. La delegación requiere preparación del delegado.

6. Debe delegarse gradualmente.

7. Debe adiestrarse a los jefes delegados.

8. Debe delegarse tan pronto como se observa que el “tramo de control” empieza a entorpecer las decisiones.

Sistemas de delegación

Son fundamentalmente dos:

a) La delegación general: en este sistema se concede a cada jefe la autoridad en el departamento, sección etc., que se le encomiendan, y se señalan los casos de excepción en los cuales no puede decidir, sino que requiere someterlos a sus jefes para que éstos decidan.

b) Delegación sobre funciones concretas: en este segundo sistema, se le señalan al jefe los aspectos concretos en que puede y debe decidir, y queda establecido que, en todos los demás que puedan presentarse, deberá acudir a los jefes superiores para que decidan.

Fuente: Agustín Reyes Ponce Administración de Empresas