viernes, 12 de junio de 2009

Reglas sobre los procedimientos

 

Procedimientos son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

Los procedimientos son como el seccionamiento funcional de cada acto administrativo. La última división, en opinión de muchos, se da en los “métodos”, los que corresponden a unidades de acción indivisibles. Pero los métodos son ya más bien de carácter técnico, y no siempre administrativos; en cambio, el procedimiento, formado por varios métodos que se articulan en una secuencia, si o es, tenemos el procedimiento para tomar decisiones, para seleccionar el personal, etc., y los métodos para realizar una encuesta, base para esa decisión para aplicar pruebas psicotécnicas, etc.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos, en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman en los altos niveles.

Es característica de los procedimientos, que en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos, que se hallan bajo distintas autoridades. Ello hace más necesario que deban fijarse con mayor precisión.

Los procedimientos tienden a formar “rutinas”, de actividades que, de otra manera, requerirían estudio, discusión, etc., en cada caso. Por ello permiten que el trabajo de administradores más calificados, pueda encomendarse a otros que lo sean menos. Todo procedimiento es, por tal motivo, un “gasto de tiempo”, quizá aparatoso, de momento; más sirve para lograr un ahorro permanente en el futuro.

1ª Regla.- Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia gráficamente.

De esta manera, pueden ser mejor comprendidos, analizados, etc. Así, por ejemplo, las gráficas de proceso, las de flujo, los cuadros de distribución de trabajo, etc., no hacen sino fijar gráficamente los diversos pasos que constituyen un proceso.

2ª Regla.- Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la superespecialización (exceso).

Muy frecuentemente se emplean en una empresa procedimientos anticuados o poco eficaces, por una inercia natural. La revisión revelará qué procedimientos puede ser cambiado, mejorados, etc.

3ª Regla.- Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Con mucha frecuencia los departamentos están haciendo lo mismo, claro que enfocándolo bajo diverso ángulo. Esto puede ser conveniente; pero en la mayoría de los casos, convendrá dejar un solo departamento o persona encargada de ese procedimiento, del que todos puedan aprovecharse.

 

El proceso y la calidad

El concepto de proceso está estrechamente relacionado con la calidad, ya que esta ha influido en los procesos, a saber, dentro de la cronología de la evolución de la calidad, existe una etapa conocida como el control estadístico del proceso, etapa desarrollada en la década de los treinta, y cuyo enfoque es el control de los procesos, caracterizándose por la aparición de los métodos estadísticos.

Walter Shewhart, entendía la calidad como un problema de variación que se podía controlar y prevenir mediante la eliminación a tiempo de causas que lo provocaban (“mediante intervenciones en el proceso de manufactura”) , de tal forma que la producción pudiese cumplir con la tolerancia de especificación de su diseño, sin tener que esperar a que el producto estuviera terminado.

El control estadístico de procesos de Shewhart se fundamenta en tres postulados, que giran alrededor de la idea de que los sistemas, aun los naturales, no se comportan de acuerdo con un patrón exacto, sino más bien probable; esto es, tienen que ser ubicados en términos estadísticos. Dichos postulados son:

  1. Las causas que condicionan el funcionamiento de un sistema son variables, por los cual no sirven para predecir exactamente el futuro.
  2. Los sistemas constantes existen únicamente en la naturaleza, no así en el ámbito de la probabilidad industrial, en donde las causas siempre están presentes en la calidad de las materias primas, en los equipos de producción, etcétera.
  3. Las causas de variación pueden ser detectadas y eliminadas.

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